Издание Mashable опубликовало материал о том, какие формулировки следует использовать при написании кандидату на вакансию письма с отказом.
AD попросил представителей российской ИТ-отрасли поделиться своим мнением по этому вопросу.
#самизнаетекакиекнопки
Издание Mashable приводит три способа рассказать кандидату об отказе.
1. «Мы приняли на работу более опытного соискателя»
У основателя рекрутингового портала
The Muse Алекс Кавулакос есть специально заготовленная шаблонная формулировка для писем с отказами: «… мы ищем на эту позицию кандидата с большим опытом в …».
По мнению Кавулакос, есть две причины использовать именно такую фразу. Во-первых, отсутствие опыта — это действительно весомая причина для отказа. Любой соискатель задумывается о том, почему он не получил должность и спрашивает себя «чего нет у меня, что есть у других кандидатов». Даже если на вакансию требуется например, три года опыта работы в отрасли (и соискатель обладает таким опытом), будет гораздо легче узнать, что должность получил кто-то с шестью годами работы за спиной.
Во-вторых, довольно часто отсутствие опыта действительно является той самой причиной отказа. Даже если интервьюер не осознает, почему ему не понравился кандидат, почти наверняка причиной стал маленький опыт кандидата — и он не смог ответить на тот или иной вопрос или произвести правильное впечатление.
2. «Изменились требования к должности»
Автор заметки, колумнист Mashable Сара МакКорд признается, что сама она не раз проникалась симпатией к кандидату, который в итоге не получал работу в компании. Когда рекрутер попадает в такие ситуации, ему хочется дать кандидату обратную связь и намекнуть, что если бы он развил в себе некоторые навыки, то смог бы претендовать на хорошую позицию.
Такое объяснение подойдет, например, если на должность требовался кандидат с хорошими коммуникативными навыками (и соискатель, не получивший работу, ими обладал) — но в итоге был нанят человек, который, помимо прочего, владел двумя языками. МакКорд считает, что стоит обозначить в письме сложившуюся ситуацию, — может быть, это побудит соискателя записаться на языковые курсы.
Элисон Грин, автор блога
Ask a Manager, отмечает, что всегда важно давать кандидату обратную связь. Такая формулировка покажет соискателю, что он имеет шансы получить какую-то другую должность в компании — например, если планируется открытие другой вакансии через несколько месяцев.
3. «На данный момент вы нам не подходите»
Существуют ситуации, отмечает автор материала, когда общение с кандидатом хочется свести к минимуму. В таких случаях наиболее общая формулировка — например, «На данный момент вы нам не подходите», — избавляет рекрутера от необходимости объяснять, почему именно. «На данный момент» несет в себе оттенок того, что когда-нибудь, может быть, место для соискателя и найдется.
Алена Владимирскаяоснователь рекрутингового агентства Pruffi
Во-первых, не надо бояться обидеть кандидата. Это вообще странная история, когда человек обижается на то, что его не приняли на работу. Это бизнес-отношения, и со стороны кандидата обидеться на отказ — все равно что прийти в магазин за телефоном и обидеться на то, что у него не хватило денег на последнюю модель.
Вообще, если говорить о том, как в действительности обстоит ситуация, то работодатели всегда избегают формулировок, которые задевают какие-то личностные вещи. В реальности большинство писем содержит фразу «вакансия была закрыта другим кандидатом». Это стандартная формулировка, которая рассылается всем не прошедшим на позицию соискателям.
Если же хочется написать собеседнику личное письмо, то следует помнить о том, что в Штатах, например, это легко может закончится судом.
Лучше всего использовать формулировку «вакансия закрыта другим кандидатом». Всё личное оставьте для устного разговора.
Константин Калиновоснователь сервиса по продаже авиабилетов Aviasales
«Извините, но вы нам не подходите». У меня так.
Мария Лапукруководитель пресс-службы ФРИИ
Я обычно отвечаю людям достаточно честно о том, почему он не подходит на данную вакансию. Например, если человеку не хватает компетенций, то стоит рассказать ему о том, каких конкретно — и почему они нужны на этой должности.
Глеб Лебедевдиректор по исследованиям HeadHunter
Дать ответ при любом решении, независимо, положительное оно или нет — признак профессионализма и хорошего тона. В принципе, вполне допустимо ответить без объяснения причин такого решения: все и так понимают, что нашелся кандидат, который лучше подошел на эту позицию. Однако если причина не в этом, а, скажем, в том, что позицию в принципе заморозили, то вполне можно кандидату об этом сообщить.
Чего точно стоит избегать, так это формулировок отказа, которые соискатель может оценить, как дискриминирующие. К таковым относятся все качества, не имеющие отношения к деловым применительно к данной позиции. К примеру, для фотомодели рост или цвет кожи — это профессиональное (деловое) качество, а для PR-специалиста — нет.
Дмитрий Поздяковrecruitment-менеджер фонда Runa Capital
Некоторые компании делают стандартные шаблоны с отказом, но редко заботятся о том, чтобы он нес ощущение персонального обращения. Оценка на собеседовании не может быть на 100% объективной, поэтому лучше всего давать персонализированную обратную связь и, условно говоря, «продать» отказ.
Это важно, потому что люди, которым вы отказали, в некоторой степени могут быть важнее, чем те, кого вы взяли на работу. С тем, кто стал вашим сотрудником, вы можете работать и увеличивать их лояльность в дальнейшем, а те, кто от вас ушел, уже вне зоны какого-либо вашего влияния.
Идеальным результатом правильного отказа кандидату было бы сделать так, чтобы он в дальнейшем пропагандировал в своем круге, что вы — лучшая компания на рынке и ему просто не удалось с вами договориться по каким-то причинам.
Если человеку важно получить обратную связь или просто узнать результат, то ему обязательно надо объяснить причины отказа с обоснованием. Правильный фидбек должен быть подкреплен конкретными фактами и оценкой компетенций от профессионалов, которые собеседовали кандидата.
Например, если у кандидата есть какое-то количество выполненных проектов, но оно недостаточно для вакантной должности, то стоит указать на этот нюанс и обозначить, какое количество проектов необходимо для положительной оценки.
По-настоящему хороший отказ — тот, который побуждает человека совершенствовать свои навыки или увеличивать знания. Если вы понимаете, что кандидат потенциально может вернуться к вам через какое-то время, порекомендуйте ему тренинг или профессиональную литературу, которая поможет ему развиться как профессионалу.
Юлия Чашинадиректор по персоналу рекрутингового портала Superjob
Самое главное — избегайте фраз, которые могут стать поводом для похода кандидата в суд. С недавних пор отказать соискателю в тональности «что-то с вами не так», «вы не подходите по личным качествам», «мы видим, что вы просто не сможете» стали достаточным поводом для официальных претензий.
Второе — если вы ищите редкого, уникального специалиста, то избегайте отказов по электронной почте. Когда вы привлекали его на собеседование, то не поленились позвонить и в мессенджер Facebook выйти? Вот и теперь не ленитесь! Зато будете уверены, что между вами не останется недомолвок, которые поставят крест на будущем общении.
Если другого выбора нет (кандидат недоступен или просил вам обязательно дать ответ по почте), то избегайте заискиваний, извинений, многословных объяснений «пожалуйста, отнеситесь с пониманием», «мне очень жаль, но вашу кандидатуру отклонили», «в связи с тем, что наша компания реализует политику максимальной эффективности, вашу кандидатуру оценивали с позиций». Чем больше слов — тем больше вероятность, что они будут истолкованы ровно наоборот.
Пишите кратко, уважительно, по делу. Три кита сопроводительного письма об отказе будут «Благодарность», «Причина», «Готовность встретиться вновь». Например: «Спасибо, что проявили интерес и уделили мне время», «Мы выбрали кандидата с большим опытом», «Я сохраню ваше резюме в базе перспективных кандидатов. При открытии подходящей вакансии будут рекомендовать вашу кандидатуру».
Помните, что даже если человек откровенно вам не подошел, но переступал порог компании — это вы его сами пригласили и отвечаете за последствия.
И бывает третья, пожалуй, самая сложная ситуация. Когда вы ведете массовый подбор. В этом случае готовить индивидуальное письмо каждому кандидату нет времени. Большинство резюме будет отсеяно по формальным признакам: непрофильный опыт, несовпадение квалификации и так далее.
Наиболее очевидное решение в таких случаях — пользоваться шаблоном письма, такая опция есть на всех современных платформах для онлайн-поиска кандидатов. При отклонении резюме автоматически формируется письмо примерно такого вида «Большое спасибо за Ваш интерес к нашей вакансии. К сожалению, в настоящий момент мы не готовы сделать Вам предложение. Мы внимательно ознакомились с Вашей кандидатурой, и, возможно, рассмотрим ее, когда у нас возникнет такая потребность».
Как видите, оно построено по тем же правилам, что и в случае индивидуальной работы. Однако в этом случае своим клиентам мы рекомендуем заранее составить индивидуальный шаблон и загрузить его в форму отправки. Тон и форма вашего отказа — это тоже часть HR бренда.
Инна ВорожцоваHR-директор Acronis
Не существует плохих кандидатов или плохих компаний. Есть конкретные бизнес-ситуации и профессиональные компетенции, необходимые для решения конкретных задач. Бизнес-потребности меняются, и со временем нанимающий менеджер и его компания могут вернуться к рассмотрению того или иного кандидата.
Поэтому нужно уметь правильно отказывать и «не сжигать мостов». Основное правило — обеспечить обратную связь, а в идеале — сообщить об отказе по телефону. Так кандидат будет иметь возможность задать вопросы.
Если вы выбрали в качестве средства коммуникации электронную почту, то письмо должно содержать слова благодарности за потраченное время, и указывать правдивые причины, по которым вы отказываете. Как мы знаем, ИТ-рынок достаточно «рафинированный», и кандидату не составит труда узнать реальные причины отказа.
Сохраняйте дружеские отношения с кандидатами и обязательно отвечайте на их письма с вопросами.
About the author
