Менеджер проектов digital-агентства Notamedia Роман Шишалов написал для AD колонку о том, как соблюсти все дедлайны по государственному проекту, почему промашек быть не должно и выделил несколько основных правил в работе над госзаказами.
#самизнаетекакиекнопки
Многие из вас скажут, что все тендеры выигрывают «нужные компании», что все это отмывание денег и десятки «откатов». Я не буду спорить с вами и переубеждать — это тема для отдельного обсуждения.
Работа над проектами по государственным контрактам, по сути, мало отличается от работы над любыми коммерческими проектами. Но тут есть одно исключение — вы ни при каких условиях, рисках и форс-мажорных обстоятельствах не можете «зафачить» сроки.
Финальные сроки сдачи коммерческих проектов в 95% случаев не совпадают с теми, которые прописаны в договорах, и это уже обыденность. Но при работе с государственным контрактом у вас есть один дедлайн, и не может быть никаких исключений. Отсюда вопрос — а как все успеть и не облажаться?
Ограниченная функциональность
По сути, практически любой проект по государственным контрактам — это разработка по схеме «водопад» (модель, в которой процесс разработки выглядит как поток, последовательно проходящий фазы анализа требований, проектирования, реализации, тестирования, интеграции и поддержки — прим. ред.). Да, внутри компании с командой разработки вы можете работать и по Agile (итеративно), но к энному числу вы должны предоставить полностью работающий проект согласно ТЗ.
Как мы все прекрасно понимаем, это практически невозможно. Поэтому есть лайфхак, лежащий на поверхности — запускайте «красивую обложку», которая создает ощущение, что все готово и работает. После того, как вы представите первую версию, начнется игра. Вам нужно будет в кратчайшие сроки сделать все, что вы должны были сделать.
Обсуждайте проект до его старта
После того, как вы выиграли тендер, не спешите приступать к работам. Сперва объективно оцените то, что предстоит сделать. Если вы, как профессионал, понимаете, что «вот тут надо сделать по-другому, вот это вообще не нужно, а вот здесь я бы добавил эту функциональность» — обсуждайте проект.
В департаментах и министерствах работают люди, и если им объяснить и показать, почему так, как предложили вы, будет лучше, никто не станет сопротивляться изменениям в ТЗ.
Правильно тратьте свое время
Какая часть в работе над государственным контрактом самая тяжелая, понимаешь только по завершению проекта или его этапов, если таковые имеются. Как бы глупо это ни было, но самая затратная задача для менеджера в плане времени, нервов и моральных сил — подготовка отчетной документации.
Десятки отчетов, сотни страниц — все это крайне важная и необходимая часть работы. Понятное дело, что вместо вас — менеджера проекта, отчет о проделанной работе никто написать не сможет. Но главный мой совет вот в чем — напишите отчет. Практически в произвольной форме, с ошибками и неточностями — всё равно будут правки, и я слабо верю, что возможно сдать всю документацию без ошибок с первого раза. Это уже отнимет у вас уйму времени.
После этого отдайте отчет на редактирование в любую компанию, которая занимается созданием и написанием технической документации. Все ваши отчеты должны быть правильно оформлены и структурированы согласно ГОСТу.
Как я ни пытался сделать это самостоятельно, экспертная оценка Департамента возвращала все отчеты обратно мне с кучей правок. Так что отдайте документацию на редактирование профессионалам. Это сэкономит вам нервы и драгоценное время.
Делайте свое дело хорошо
Несмотря на то, что у вас есть четкое ТЗ, по которому вам и придется отчитываться, не делайте фигню. Особенность любого государственного ресурса — очень широкая целевая аудитория. Сервисом, созданным вами, будут пользоваться как школьники, так и пенсионеры. Отсюда следует, что портал должен быть понятным и удобным для любого человека, что крайне тяжело сделать.
Но это очень интересный вызов, который нужно принять. Важно, чтобы вся команда, работающая над проектом, понимала это и была замотивирована сделать «лучший портал в своей жизни» на финише.
Просите кого-то контролировать некоторые моменты вашей работы
В нашей компании над государственными контрактами трудится отдельно сформированный отдел. И я, конечно же, не единственный менеджер проектов. Но практически все государственные контракты (особенно короткие — на два-три месяца) выжимают из вас все соки, какие только можно.
Был период, когда я на протяжении двух недель (включая выходные) спал ночами не больше трех часов. Жил на кофе просто. И в таком состоянии контролировать всё и не упустить что-то просто невозможно. Я, например, допускал глупейшие ошибки в отчетах, а потом, распечатав их, увез в департамент без подписей и печатей.
Если рядом есть адекватный человек, который спит хотя бы чуть-чуть больше вас — просите иногда перепроверять работу за вами. Так можно избежать хотя бы самых поверхностных и глупых ошибок из-за невнимательности.
Отдых
Как я написал в пункте выше, за два месяца государственные контракты из энергичного, эффективного профессионала своего дела, могут сделать спящего на ходу, рассеянного человека в состоянии «амёбы». Поэтому каждую свободную минуту отдыхайте. Отдыхайте от работы и морально, и физически.
Забудьте на какое-то время про почту, телефон, социальные сети. Займитесь хобби — посмотрите сериалы, сходите в тренажерный зал, встретьтесь с друзьями. Лично я бегал. Да, когда ты спишь три часа, физические нагрузки превращаются в издевательство над собой, но в то же время при правильной интенсивности они помогут вам снять стресс и «проветрить голову».
Я сомневаюсь, что я открыл для кого-то сейчас что-то новое. Большинство из вас назовут меня сейчас «кэпом» в комментариях, и будут правы. Поймите, я не пытался «изобретать велосипед». Большинство ошибок, проблем и решений при работе над государственными контрактами идентичны тем, с которыми каждый из вас сталкивается при работе над коммерческими проектами.
Просто при работе над государственными контрактами всплывают некоторые особенности, которые присущи только этим проектам. И до конца ощутить их можно, только поработав на таких проектах.
Чтобы написать колонку для AD, ознакомьтесь с требованиями к публикуемым материалам.
About the author
